【忙しい人必見!】マンションの管理組合を代行するサービス?

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昔は若い人が多かったけど、築年数も経ち、理事をやるのも一苦労。
平日は仕事が忙して、マンションのことを考えている余裕もない。
賃貸用としてマンションを持っているけど、住んでないから管理がしっかりされているか不安。

そんな方が良く思うのが、

管理組合を代行して運営してくれるサービスがあればなぁ………

という思いではないでしょうか。

2016年のマンション標準管理規約の改正時に、外部専門家の活用に関する改正が行われ、管理規約を改定すれば、そのサービスが使える、とのことです。

 

この記事では、マンションの管理組合を代行するサービス、つまり第三者管理方式の概要についてまとめました。

 

私が管理組合の代行を思いついたのは、大規模修繕がきっかけです。

管理会社から提出される、かなり高額な工事費。
まるで他人事のように無関心なマンションの住民。

気付けば、なんとか少ない負担で頑張って大規模修繕を乗り切ろうとしている人はいるの?………そんな状況のときでした。

マンションの住民は、基本的にはマンション管理は素人のはずです。だったら、いっそのことプロに代行してもらった方が良いのではないか?

その時調べたことをまとめました。

 

 

1.マンションの管理組合を代行してもらうことは可能?

 

1-1.管理組合の代行とは?

 

マンションの管理組合を代行、というのは、つまり、管理組合の理事を外部の専門家に任せる、ということです。

もっと言うと、理事長を外部専門家に任せることです。

 

1-2.ルール上、マンション住民以外が理事長になれるのか?

 

では理事長を外部専門家に任せることは、ルール上問題ないのでしょうか。

これは管理規約の中の「役員」の箇所に関わることです。
役員が「組合員のうちから」選ばれる、と管理規約に定められている場合は、外部専門家を理事長にすることはできません。

2016年に改正されたマンション標準管理規約にならえば、この「組合員のうちから」という部分を削除すれば、外部専門家を理事長にすることが可能になるようです。

 

1-3.管理規約を改正すれば、管理組合の代行は可能です

 

管理組合と管理会社や設計コンサルタントとの利益相反問題を受け、2016年に、マンション住民以外の専門家なども管理組合役員にするためのサンプルとして、マンション標準管理規約が改正されました。

それが先程の通り、管理規約上の役員の箇所で、役員の範囲として「組合員のうちから」という記載を削除することなのです。

ただ、マンション標準管理規約が改正されたからと言って、あなたのマンションの管理規約が変わる訳ではありません。

もし、外部専門家の活用を考えているのであれば、管理規約の変更が必要です。

 

 

2.代行と言っても、何を代行してもらうのか?

 

2-1.理事長を代行してもらった場合の業務とは?

 

管理組合を代行する、と言っても、一体何を代わりにやってもろえるのでしょうか。

具体的には次の3パターンの業務が考えられます。
これは、あくまで「理事長」を代行してもらった場合の業務です。

 

①区分所有法第25条に規定する「管理者」としての理事長業務全般

②管理費滞納等に対する業務

③マンションの資産価値向上のための業務

 

では、それぞれを簡単に説明していきます。

 

2-2.いわゆる理事長業務

 

理事長とは、区分所有法では「管理者」と呼ばれています。
理事長業務はひとくくりには、コレ、とは言えないものですが、具体的には次のような仕事があります。

①管理組合の印鑑の保管
②総会・理事会の議事録作成
(ドラフトは管理会社が作成することが多いですが、あくまで作成するのは理事長です。)
③月次報告書の確認
④出金手続き
⑤工事などの実施判断

などなどです。
基本的には管理会社に相談の上、行っていくことになります。

注意点は、管理会社に全部任せるのではなく、自分で主体的に行っていく意識を忘れないことが必要です。

 

2-3.管理費滞納等に対する業務

 

滞納された管理費等はどうなるのでしょうか。
もし、滞納されたままで売買されたらどうなるのか?
滞納された分はなくなってしまうのでしょうか?

もし売買された場合は、次の所有者に滞納が引き継がれることになるようです。
(誰も買わないと思いますけどね………)

ですから、長い目で見ると、管理費等を取りっぱぐれることはないのです。
ただ、長期修繕計画などは定期的な修繕積立金の徴収を前提に作成されるものですので、あまりにも滞納金額が多いマンションは、長期修繕計画などの計画に悪い影響が出てしまいます。

理事長の仕事には、このような滞納された管理費等の支払いを催促する、といった仕事も含まれるようです。
(素人にはとても出来るとは思えませんが………)

 

2-4.資産価値向上のための業務

 

その他、理事長がトップに立って行っていくべきことに、「マンションの資産価値向上のための取り組み」があります。

具体的な例は次の3点です。

①管理会社の監督
②管理委託費の見直し
③修繕積立金の見直し

マンションの管理するのは管理会社ではありません、マンションの管理組合です。特に、その代表者として理事長がいます。

上の①〜③は、いずれも管理会社関連の監督に関わること、とも言えます。

分かりやすく言えば、管理会社にナメられてはいけない、ということです。

時には、管理会社を変えるぞ、などの雰囲気を出しつつ、マンションのために管理会社を働かせるように監督する、それが理想的な管理会社の監督方法とも言えます。

 

3.具体的なメリットは?

 

それでは、管理組合の代行サービスをしてもらった時の、具体的なメリットとデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

管理組合の代行サービスを導入することのメリットとして良く挙げられているのは次の3点です。

①投資用不動産、リゾートマンションの管理品質の向上
②理事のなり手不足の解消
③管理費滞納問題への対策として

①に関しては、投資用不動産に関するメリットです。投資用不動産の場合、居住者は賃借人ですので、オーナーはマンションには住んでおらず、離れた場所に住んでいることが普通です。
そのため、理事会や総会など、出席者数が少ないことが多いようです。
そうなると、もう管理会社のやりたい放題。ということもあるみたいです。
そんな管理会社の暴走を止めるために、管理組合の代行サービスを導入されるケースがあり、それが代行サービスのメリットの一つです。

②については、主に築年数の古いマンションの場合です。
この場合、マンション住民は「昔は若かった………」というように、高齢化が進み、体力が必要なマンションの理事を敬遠する傾向が強いようです。
そうなると、毎年の理事選出手続きに支障が出ますし、同じ理事が長期間留任することには、不正が行われる温床とも考えられ、あまり宜しいことではありません。

そんなマンションの場合、管理組合の代行サービスは大変重宝されるようです。

③については、分かりやすいと思います。
管理費等の支払いを督促するなんて、一般人にはできませんよね?

督促業務について、プロにお願いする時にも、管理組合の代行サービスは役に立つ、ようです。

 

4.デメリットは?

 

管理組合の代行サービスには、上記のようなメリットがあるようです。
では、考えられるデメリットとしては、どのうようなものがあるのでしょうか。

基本的に代行サービスは管理のプロが行うサービスですから、内容に関するデメリットがあるとは考えにくいです。

ですから、デメリットとして挙げられるのは、「費用がかかる」点です。

まだ、管理組合の代行、または第三者管理方式は、アメリカでは普及している方法らしいのですが、日本ではまだ一般的ではないようです。

そのため、ホームページで検索してもなかなかヒットしませんが、私が調べた限りでは、サービス料金は大体、次のような水準でした。

・理事長代行:月額20万円弱
・顧問契約:月額5万円から

マンションの規模や相談内容、理事会への出席の有無などにより幅がありますが、概ね5〜20万円が月額料金であることが多いような気がしました。

代行サービスのデメリットは、ズバリ、この料金が発生することだと思います。

私のマンションでは管理委託費を削減して、マンション住民の月々の支払いが減った分を、修繕積立金に回しましたが、減った分をこのような代行サービスに回せないか、考えてみたことがあります。

結果、戸数が多くなければ、代行サービスへの費用を捻出するのは難しいと思いました。
(私のマンションでは、月々5万円の費用を捻出することも難しかったのです。)

ですから、戸数が多くないマンションにとっては、代行サービスの敷居は高いものと思われます。

 

5.第三者管理方式は新しいマンションの管理方法になる!?

 

マンションの管理組合代行サービス、またの名を第三者管理方式と言いますが、既にアメリカでは一般的な管理方法になっているようです。

日本でも、この方式の普及を狙って、2016年にマンション標準管理規約が改正されています。

この方式には様々なメリットがあります。
具体的には、マンション運営のプロが理事長になって活動してくれますので、安心です。
最近、管理会社とのトラブルを抱える管理組合が多いようですが、そんなトラブルなどを防いだり、解決してくれます。
ただ、デメリットとしては、自分たちが楽できる分、費用がかかります。

結局、この費用が捻出できるかどうか、費用対効果が良いかどうかが、代行サービス導入のポイントになるものと思われます。

代行サービスの内容と、自分たちのマンションでの費用削減の度合を比べて、導入を検討するようにしましょう。

 

6.代行を頼むかどうかに関係なく、管理会社任せはやめましょう!

 

管理組合の代行サービスのメリットのように、マンション住民の高齢化が進み理事のなり手がいなかったり、管理費滞納が問題になっている、などなど、それぞれのマンションが抱える問題は様々あるかと思います。

でも、忘れてはいけないのは、自分たちのマンションは自分たちで管理する、という気持ちです。

今まで管理会社任せにしていて、管理会社の思惑通りに扱われていから、今度はマンション管理士に全部任せよう、なんてやり方は絶対に失敗します。

大変なようで、一番安全なのは、やはり、自分たちで地道に勉強して、自分たちで管理を主導していくことが重要です。

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