管理組合の理事会役員になった方！
初めての理事会役員のため、右も左も分からない方！
理事会や総会で、議事録を作成しなければいけないことを知っていますか？
この記事では、マンションの管理組合にとっての議事録の重要性や具体的に議事録が必要となるケースについてまとめています。
私のマンションは、長年、管理会社が変わっておらず、担当もほぼ同一担当でした。
これは他の管理会社にヒアリングをして分かったことなのですが、議事録の作成時期が遅すぎでした。
後ほどご説明しますが、確かに法律上は作成期限はないようです。
ただ、他の管理会社の方が言うには、理事会や総会が終わり次第、速やかに理事会役員には回付して、中身の確認をしてもらう………のが普通とのことでした。
私のマンションは、2回前の理事会議事録が、次期理事会役員宛てに回付されるという、目も当てられない状況でした。
これをきっかけに、本当はどうなの？議事録って誰が作成すべきなのか？作成しなかったら罰則はあるのか？などなど、気になったことを色々と調べました。
1.議事録を作らなかったら罰せられる？
1-1.議事録の作成は義務？
議事録を作成しなかったら、何か罰則はあるのでしょうか？
罰則はあります。
議事録を作成しない場合、保管しなかった場合、嘘の内容を記載した場合は、20万円の罰金を払わなけれならないようです。
しかも、その罰金は管理会社ではなく、「理事長」が払わされるようです。
根拠となる法律は区分所有法です。
この法律には、理事長は「集会」の議事録を作成しなければならない、と定められています。
え？
「集会」？
総会とか理事会ではなくて？
1-2.区分所有法上の「集会」とは？
区分所有法上の「集会」とは、皆さんが年1回行うような「総会」のことです。
月1回(マンションによっては2ヶ月に1回)行われる理事会のことではありません。
つまり、法律上、作らなければ罰則を払わされる議事録とは、「総会」の議事録のことなのです。
ということは、理事会の議事録は作らなくても良い？
1-3.では理事会の議事録は作らなくても良い？
理事会の議事録は、法律上の作成義務はないようです。
ただ、マンション標準管理規約という、国土交通省が発表している管理規約のお手本には、「総会」の議事録に「準じて」作成する、と書かれています。
「準じて」とは、要は、理事会用に、総会の規定を読み替えて、ということです。
理事会の議事録は、法律上の作成義務はありませんが、将来のトラブル防止のため、言った言わないという状況を防ぐため、作成していおくべき、と言われています。
2.作成者は誰なのか？
2-1.実務上の作成者は管理会社が多いが………
では、議事録を作成するのは誰なのでしょうか。
実務上、ほとんどのマンションでは、まず、管理会社がドラフトを作って、理事会役員に回覧する形式たと思います。
自主管理のマンションでもない限り、一から議事録を作成するマンションはないと思われます。
ですから、実際の議事録の作成者は管理会社である、とも言えると思います。
2-2.法律上の議事録を作成する義務があるのは理事長
先程、法律上、総会の議事録を作成しなければならない、と言いました。
では、法律上、作成する義務があるのは誰なのでしょうか。
実際に作成する管理会社に作成義務があるのか。
それとも、マンション住民全員、つまり、管理組合として、作成義務があるのでしょうか。
作成義務は、理事長にあります。
つまり、議事録が作成されていなかったり、保管されていなかったりした場合、罰金を支払わされるのは、管理会社でも管理組合でもなく、理事長なのです。
管理会社が作成しなかったから………とか、管理会社がしっかりと保管しておかなかったから………という言い訳は通用しない、ということです。
3.議事録に関する注意点は？
3-1.借りている人も無関係ではありません！
では、議事録に関する注意点についてです。
総会の議事録は、総会の決議事項のポイントをまとめたものになります。
その内容について、例えば所有者以外の人も知っておくべきなのでしょうか。
所有者以外の人は関係ないのでしょうか。
あなたがもし、マンションの1室を借りている場合、全部ではありませんが、総会で決まったことには従わなくてはなりません。
また、売買でマンションを購入した人も、自分が買う前の総会で決まったことだから関係ない、とは言えないのです。
つまり、総会の議事録は、所有者だけでなく、賃借人や売買による承継人に対しても必要となるものなのです。
3-2.署名捺印のやり方と人数について
また、議事録には作成ルールがあります。
例えば、議事録に署名する人数です。
法律上、その人数が決められています。
議長、それと議長以外の2人です。
この人数未満の署名にならないように気をつけましょう。
また、議事録には「署名捺印」が必要です。
「署名」とは、手書きで自分の名前を書くことです。
パソコンで印字するのは「記名」であり、「署名」ではありません。
この点も気をつけましょう。
4.議事録には何をどこまで書けばよい？
4-1.具体的には議事録は何をどこまで書けばよい？
具体的に議事録には何をどこまで書けば良いのでしょうか。
総会や理事会で話されたこと全てでしょうか。その場合、国会のようにメモする人や、ボイスレコーダーで録音しておく必要がありますよね。
議事録には、話されたこと全てではなく、議題とそのポイントについて書けば良いことになっています。
法律上は、議事の経過の要領と結果、について記載すると定められています。
議事、とは、議案のことです。
要領とは、ポイントのことです。
つまり、各議案と、その議案について話されたポイントを書けば良い、ということです。
4-2.質疑応答は残すべき？しっかりと書くべき？
議案とそのポイントだけ議事録に残せば良いのですが、質疑応答についてはしっかり残しておくべきでは？と考える方もいると思います。
実際に記録として議事録を考えると、質疑応答はしっかり残しておいた方が良いに越したことはありません。
ただ、法律上は質疑応答まで議事録に残しなさい、ということは決められていません。
とは言え、全く書かないのではなく、後々、議事録を見た時に分かりやすいように、質疑応答についても議事録には書いておくことが良いのではないでしょうか。
4-3.作成期限はいつまで？
では、議事録には作成期限はあるのでしょうか。
私のマンションの管理会社は、ほぼ半年前の理事会議事録を平気な顔して提出してきます。
なので、作成期限があって欲しい、と思っていました。
ただ、残念ながら法律上、総会や理事会を開催した後、いつまでに議事録を作成しなければならない、という決まりはありません。
とは言え、色々な管理会社の方に聞いてみたところ、早いところでは総会や理事会の当日に、また、遅くとも次回の理事会などが開かれる前には、回覧も終わって作成は終了するのが当たり前だそうです。
あなたのマンションはいかがですか？
議事録の作成スピードで、その管理会社、まてはフロントマンの質が分かると思いますよ。
5.管理会社ではなく理事長が罰を受けるかも？
今まで書いてきたように、議事録を法律に従って作成や保管しなかった場合、虚偽の内容を記載した場合に、責任を取ることになるのは管理会社ではありません。
管理組合でもありません。
理事長が、その責任を取ることになります。
実際には、管理会社が作成したドラフトをチェックする、という形式で議事録が作成されることがほとんどだと思います。
でも、実際に、議事録に関して法律に違反するようなことが起きた場合、理事長が罰っせられることになるのです。
残念ながら、管理会社が作成したから………とか、管理会社がしっかりしてなかったから………という言い訳は通用しないのです。
注意しましょう。
6.管理会社任せにしないことが大事！
これまで、議事録の作成について書いてきましたが、繰り返しになりますが、大事なことは「理事長」に作成義務があり、責任があることです。
管理会社がドラフトを作るため、議事録の作成義務は管理会社にあると誤解されがちです。
繰り返しますが、管理会社には議事録の作成義務はありません。
あくまで、管理委託契約の中の理事会サポート業務の一つに過ぎません。
ですから、議事録については内容を含めて、保管の有無など、管理会社任せにせずに、管理組合が主体的にチェックし、管理するようにした方が良いと思われます。
また、議事録作成サポートのサービス状況については、管理会社とフロントマンのレベルを測る良い指標になるかと思います。
繰り返しますが、私のマンションでは、大幅に遅れて議事録が作成されてました。
当然ですが、他の管理サービスも他と比較してみたら、ひどいものだったことが後々分かりました。
