大規模修繕工事には、工事業者のチェックだけでなく、他の第三者のチェックも入れるべきです。
そのため、設計監理と工事業者をそれぞれ別々にして、設計監理には一級建築士のような有資格者にお願いするのが良いと思います。
私たちのマンションでも、大規模修繕工事の際、第三者からの品質管理のため、一級建築士事務所に設計監理をお願いしました。
その結果、基本的には大規模修繕工事は成功したのですが、振り返ってみて、あの時こうしていれば良かった………と思うことがあります。
それが、
定例進捗会議への理事会の参加
です。
通常、設計監理を行う者と、工事業者との間で、週に1回、もしくは隔週で工事の進捗状況などについてミーティングがあります。
私のマンションでも週に1回のペースでミーティングがあり、その結果は議事録として理事会に共有されていました。
とは言え、理事会メンバーも工事の専門家ではないため、議事録を見てもピンと来ず、まあ大丈夫だろう、くらいの印象しかありませんでした。
おそらく、どこのマンションでも似たような結果になるはずです。
理事会は大抵のマンションでは1年交代の輪番制でしょうから、工事の専門家のように、工事業者と設計監理者との議事録を読んで、理解できる人が理事会にいる可能性はとても低いと思います。
振り返ってみると、問題はそこではありませんでした。
理事会としてやるべきだったのは、
毎回の定例進捗会議に参加する
ことだったと思います。
理事会メンバー全員でなくとも、予定が合う人が一人参加するだけでも良かった、と思っています。
なぜなら、工事業者に対しては設計監理者が監視の目を光らせ、設計監理者に対しては理事会メンバーが目を光らせる、ということが可能になるからです。
私のマンションでは、結果として工事は成功しましたが、
発注の遅れや工期の延長、という問題が途中で発生していました。
発注の遅れなんていうものは、専門家でなくても分かる、基本的なミスです。
もし、毎回の定例進捗会議に理事会メンバーが出席し、少しでもプレッシャーになるようだったら、このような小さいミスは防げたかもしれません。
今後、大規模修繕工事を控えている方には、なるべく工事業者や設計監理者、もしくは管理会社だけしか出席しないようなミーティングを作らないことをオススメします。
誰か一人でもミーティングに出席するようにしましょう。
専門知識がなくても問題ないと思います。
理事会メンバーが専門知識をつける必要はないと思いますし、分からないことはどんどん質問すれば良いのですから。
特に、費用削減・適正化が必須となる不動産投資家にとっては、委託業者のモニタリングは絶対に必要です。