【忙しい人必見!】マンションの管理会社を変更するということ

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少し管理会社のサービスに疑問を感じてる方。
管理会社の出してきた大規模修繕の見積りが高過ぎて不信感を持った方。
管理会社のフロントマンが信じられない方。
管理会社に支払っているお金が高いんじゃないか、と思っている方。
え?でも、管理会社は変更できないんじゃないの?と思っている方。

まず、管理会社は変更できます!
替えるためには相見積を取りましょう!
でも、相見積を取っても変更しなくてもいいんです!

え?どういうこと?

つまり、管理会社を変更してもしなくても、相見積だけは絶対に取りましょう!ということです。

 

この記事では管理会社の変更について解説しています。
管理会社の変更には手間もかかれば、欠点もあったり、はたまた管理組合の皆さんの合意形成にも一苦労と、なかなか重い腰が上がらないのが現状です。
でも、管理会社の変更にはメリットがあります。具体的には、管理会社を変更しようと試みることに、メリットがあるのです。
その試みとは、つまり、「相見積」のことです。

この世の中は競争社会です。
管理会社の業界も一昔前までは、一度受託したマンションはずっと同じ管理会社、ということが通常だったようです。

ですが、最近では管理会社見直しコンサルタントなども存在しており、管理会社見直しは当たり前になってきているようです。
(私の知人の話でも、3回管理会社変更している、とのことです。)

つまり、管理会社の業界も競争社会だということです。
であるならば、競争してもらうためにどうすれば良いか?
そうです、まずは複数の管理会社で相見積を取ることから始めればよいのです。

 

1.管理会社の変更のためには相見積は絶対に取る!

 

1-1.管理会社を変更するためのおおまかな手順

 

管理会社変更のためには何をどうすれば良いのか。

簡単な手順は次のようなものです。

 

①現在の管理会社の問題点をまとめる。
(管理委託費が高い、修繕工事の金額が高い、フロントマンや管理員のサービスが悪い など)

②別の管理会社の見積書を取得する。

③理事会で比較検討を行い、変更する管理会社を決める。

④総会で決議する。

 

おおまかなに言うと、①〜④の手順が管理会社変更のために必要なプロセスとなります。
(新旧管理会社間の業務引き継ぎなどもありますが、それはあくまで業者間の話です。)

 

1-2.絶対にやらなければならないこと

 

では、①〜④の中で、特に重要なことは何でしょうか。

①のマンションの問題点を細かく分析して、綺麗に資料などにまとめることでしょうか。
それとも、③で時間をかけて議論を行い、納得のいく形で変更する管理会社を決めることでしょうか。
はたまた、④で総会でのマンション住民の全員合意を目指して、説明会や資料作成に時間をかけることでしょうか。

答えは②です。
①や③、④もいずれも大事なことではありますが、②の相見積の取得に関して手を抜くと、全体に影響を及ぼし、特に管理会社の変更により、さらに管理が悪化してしまう可能性も否定できません。

もう一度言います。
管理会社変更のために、最も重要なこと、時間をかけるべきことは、「相見積を取ること」です。

 

2.相見積を取るメリットは?どのくらい取ればいい?

 

2-1.相見積を取るメリット

 

相見積を取ることによって、各社のサービスが、管理委託費、という数値になって提示されます。

この数値が高いか、低いか、がまず第一の比較対象となるわけです。

現在の管理会社と比較して、すごく安くなっていることもあれば、あまり変わらないこともあります。

その時に、次に見るのはサービスの内容です。
点検業務の網羅性や、管理員の勤務時間や雇用形態などをチェックしていきます。
そうすることで、費用対効果が見えてきます。

相見積を取得することで、現在の管理会社を含め、複数社間での管理サービスの比較検討がやりやすく、かつ、分かりやすくできるようになります。

 

2-2.相見積を取る会社の数はどのくらい?

 

良く言われるのが、3〜5社です。
なかには10者弱取得して、日程調整と営業マン対応に大忙しだった、という強者もいるようですが、サラリーマン理事の方は、休日などに対応可能な無理ない範囲で、取得する会社数を決められるのが宜しいかと思います。

ただ、数を絞るための事前調査は手を抜かずにしっかり準備するようにしましょう。

 

3.相見積を取っても管理会社を替えない選択肢も!

 

3-1.具体的な相見積から比較検討までのイメージ

 

色々な管理会社を調べて、得意分野や苦手分野、受託戸数とか満足度ランキングなど、自分たちのマンションに合った管理会社を数社、選びます。

その数社の営業マンに、実際にマンションを見てもらい、具体的な見積書を作成してもらい、必要に応じて、理事会向けのプレゼンなどを実施してもらっても良いでしょう。

必要な相見積、資料などが揃ったら、理事会でどの管理会社に変更するかどうかを話し合います。
ここでは金額だけでなく、管理サービスとのバランスも含めて検討するようにしましょう。

 

3-2.いよいよ変更する管理会社を決定?

 

各社から取り寄せた相見積を分析して、いよいよ変更する管理会社を決定しようとする時、ふと思われるかもしれません。

「アレ?実は今の管理会社もなかなかサービス良いかもしれない………」

そうなんです、今の管理会社を変えない、という選択肢も、相見積結果によっては十分あり得ます。

じゃあ、相見積の結果、管理会社を変えないという結論になった時、今までの努力が全て水の泡………………にはなりません!

苦労して取った相見積を、今の管理会社にぶつけてみましょう。
出来れば、フィー水準やサービス内容について、競合他社のこういう所が良い、という言い方で管理費削減やサービス改善をアピールしましょう!

苦労して集めた相見積は必ず活かされるはずです。

 

4.管理会社を替えれば全てが上手くいく?

 

4-1.管理会社変更の結果、オールオッケー???

 

相見積を複数社取得し、今の管理会社を競合他社と競争させる。
もし、より良いサービスや管理費削減が期待できるなら、管理会社を変更する。

そこまでの流れは確かに理解できるけど、管理会社を変更すれば良いことばっかりなのでしょうか?

答えは「No」です。

 

4-2.管理会社変更に伴うデメリット

 

「管理会社を変更したから管理費が削減できた!」
「変更先の管理会社のフロントマンが親切な対応をしてくれて助かる!」
「管理費削減により、修繕積立金に余裕ができた!」

管理会社変更の見積サイトなどでは、管理会社変更によるメリットがアピールされています。

果たしてそんなメリットばかりなのでしょうか?

実は管理会社を変えてしまったばっかりに、管理サービスの質が落ちた、というマンションもあるようです。

管理員の勤務態度が著しく悪いと思ったら、正社員ではなかった、とか、管理会社のフロントマンも契約社員で、何も知識がなく対応も遅くなった、とかです。

他には、管理費が随分削減されたのはいいけれども、必要なサービスまで削減されてしまい、結局、以前の管理会社に戻した、なんて話も聞いたことがあります。

管理会社を変更したら、必ず良いことばかり、というわけではありません。

 

5.相見積を取ることのメリットは多い!

 

管理会社の変更が全て良い結果につながる訳ではないとしても、その過程で競合他社を分析し、相見積を取得し、管理サービスを比較検討する、という一連のプロセスは、あなたのマンションに大きなメリットをもたらします。

管理会社の変更が100%良いことばかりではなくても、相見積を比較検討することは120%の成果をもたらすでしょう。

具体的には、相見積というのは、管理会社各社のサービスを金額に数値化したものですので、管理組合の合意形成に当たって、とても役に立つ資料になります。
また、取得した相見積を現在の管理会社にぶつけて、管理費削減や管理サービス改善の交渉を行えます。
さらには、明らかに他社の方が良い、というのであれば、思い切って管理会社を変更してしまうこともできます。

このように、管理会社を変更する、しないに関わらず、相見積は取得して分析しておくべきものなのです。

 

6.相見積を取らないマンションは努力が足りない「悪い管理」マンション!

 

あなたのマンションにお住まいの方、皆さんが現在の管理会社に何の不満もないのだから、相見積を取るなんて失礼だし、分譲から今まで相見積を取ったこともない………………そんなマンションの管理はさぞ良いのかと思いきや、実はそんなマンションこそ、危ないのです!

実は私が住んでいるマンションが、まさにそのパターンでした。
住民に人気の管理人さん、人当たりの良い管理会社のフロントマン、頼めば何でも管理会社がやってくれる………………アレ、おかしいな?と思ったのは初めての大規模修繕の見積書が管理会社から提示された時です。

「今のままでは積立金が足りません。借金する必要があります。借金する所は管理会社から紹介します。」

驚きました。数年前に修繕積立金が足りないから増額を管理会社から薦められ、提案の通りに増額したのにも関わらず、管理会社から提示されたのは、積立金残高をはるかに上回る大規模修繕工事の見積書。

それを機会に色々なコンサルや知人の相談してみると、長期修繕計画の設定もぼったくりだし、管理委託費もサービスの割には高額。
怒った理事が管理会社変更を提案しても、事情が飲み込めない住民の反対にあい、管理会社の変更もできなき始末。

全ては、「良い管理会社さん」と根拠もなく信じ込んできた自分たちが招いたことでした。

確かに管理会社から相見積を取るだけでも、作業としては大変です。

だからといって、盲目的に同じ管理会社に管理を委託し続けるのは、競争原理が働かない環境を作るだけで、何の良いこともありません。

相見積を取得しないマンションは、「悪い管理」のマンションです。

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